Certificazione online e condivisione della banca dati

Il passo più rivoluzionario: portare i servizi direttamente in casa del cittadino o, meglio, nel suo pc.- Il Front Office telematico

L’idea, del resto, mi era venuta dalla vita di tutti i giorni.

Da quanto, come a tanti di noi, non mi capitava di recarmi in un’agenzia di viaggio per acquistare un biglietto aereo o ferroviario? Da anni avevo preso l’abitudine a farlo utilizzando internet: molto più semplice e rapido e, soprattutto, senza dover  andare da nessuna parte..

Perché non fare lo stesso con i Certificati Anagrafici?

Per “svuotare” il più possibile gli Uffici era necessario utilizzare al meglio ciò che la tecnologia offriva. Significava entrare nell’ottica di quella che viene chiamata “Multicanalità”. Ovvero, nuove vie di accesso ai servizi, che non fossero soltanto quelle tradizionali degli sportelli fisici. Detto così sembra ovvio e facile. In realtà abbiamo dovuto lavorarci per quasi quattro  anni.

Senza prima aver completamente rivisto il metodo di lavoro dei nostri uffici – quelli che gli esperti di gestione Aziendale chiamano i “Processi”- tutto questo non sarebbe stato possibile.

Proprio questa è stata l’operazione più impegnativa. Una di quelle attività che rimangono “sotto traccia”; che il cittadino può vedere in concreto solo nella sua evoluzione. Portata a termine la reingegnerizzazione delle nostre procedure, abbiamo potuto entrare nella fase operativa della messa “on line” dei nostri Archivi Anagrafici, a disposizione di tutti i milanesi che dispongono di un computer, ovvero  ben oltre la metà della nostra popolazione urbana.

Restava un ultimo problema: fare in modo che il Certificato che sarebbe uscito dalla stampante avesse le caratteristiche di un “originale”. Ovvero, in sostanza, che non fosse alterabile. E, come si suol dire,  “facesse fede a tutti gli effetti di legge”.

Attraverso un timbro tridimensionale (una sorta di codice a barre un po’ più complesso) il Certificato che esce dalla stampante è totalmente al riparo di qualsiasi contraffazione. Il servizio è stato inaugurato il 15 Gennaio del 2010.

Quindi un nuovo sistema di gestione telematica delle richieste di certificazione anagrafica e di stato civile che consente ai City User di ottenere documenti giuridicamente validi direttamente sul proprio personal computer.  Il cittadino, autenticandosi sul sito web del Comune di Milano, può richiedere certificati via web. Un operatore virtuale verifica l’emettibilità del certificato, genera il certificato richiesto in formato pdf firmato digitalmente dall’Ufficiale d’Anagrafe e lo invia automaticamente sulla postazione pc del richiedente. Il certificato può essere visualizzato stampato e salvato sul personal computer. La caratteristica saliente consiste, come già detto,  nell’apposizione sul certificato del Timbro Digitale che fa superare il problema della stampa dei documenti che nascono informaticamente e ne attribuisce  piena validità giuridica.

Milano è stata la prima grande città italiana a dotarsi di questo sistema.

Ma avevamo lavorato intensamente anche per realizzare la condivisione della nostra Banca Dati Anagrafica con la  Questura, il Tribunale, gli Avvocati, i Notai, gli Ospedali.

Le convenzioni stipulate con queste importanti istituzioni hanno eliminato sprechi di tempo e energie. Richieste cartacee trasmesse un ufficio all’altro. Collaboratori di studio mandati a far la coda in Comune. Molte operazioni che coinvolgono questi soggetti e, fino a poco prima, implicavano lo spostamento fisico e l’uso della carta sono state totalmente informatizzate.

Ad esempio, per gli Atti di Nascita, è stato avviato in collaborazione con la Regione,  prima in via sperimentale presso la Clinica Mangiagalli e poi presso tutti gli Istituti milanesi,  il “Progetto Icaro”, tutt’ora attivo, che prevede la trasmissione in via telematica di tutte quelle incombenze anagrafiche che, a oggi, i neo-genitori dovevano effettuare “fisicamente” presso gli Uffici Comunali.

Sono, quindi,  il Comune e l’Ospedale dove è avvenuto il “lieto evento” a occuparsi (comunicando attraverso la posta elettronica certificata) della registrazione del nuovo nascituro. Alla neo-mamma e al neo-papà non viene più richiesta nessuna “scocciatura” burocratica né per l’ufficializzazione della nascita né per l’attribuzione del Codice Fiscale.

Da tempo, ad esempio, gli Avvocati lamentano il malfunzionamento di un servizio che, sino al 2011, non presentava alcun problema e aveva fortemente snellito le incombenze dei loro studi..

Ovviamente, anche in questo caso, l’incuria dei “successori” ha prodotto non solo il rallentamento del processo di condivisione ma anche l’emergere di pesanti criticità.

Dovremo rimetterci mano … !